NOTULEN

VAN DE

VIERDE BIJEENKOMST DER RIJKS-ARCHIVARISSEN op Dinsdag 7 November 1893 in het gebouw van het Rijksarchief te 's-Gravenhage, des voormiddags te elf ure.

Aanwezig de algemeene Rijksarchivaris Jhr. Mr. Th. H. F. van Riemsdijk, voorzitter; de archivarissen in Noordholland C. J. Gonnet, in Zeeland Mr. J. P. N. Ermerins, in Utrecht Mr. S. Muller Fz., in Gelderland Mr. J. F. Bijleveld, in Overjssel Mr. L. van Hasselt, in Drenthe Mr. S. Gratama, in Groningen Mr. J. A. Feith, in Friesland Mr J. L. Berns, in Noordbrabant Mr. A. C. Bondam en in Limburg A. J. Flament.

Na opening der vergadering wordt de heer Flament tot secretaris benoemd, die verklaart zich deze keuze te laten welgevallen en daarop zijne functies aanvaardt.

De Voorzitter begint met er aan te herinneren, dat voor deze bijeenkomst de indeeling van de Rijksarchiefdepôts aan de orde werd gesteld. In de vorige vergadering was besloten, dat allen van de in hun depôts aanwezige archieven lijsten zouden opmaken, ingedeeld naar het plan dat aan ieder als het beste voorkwam. Aan dat besluit hadden allen voldaan. Alleen was zoodanige opgaaf van het depôt in Limburg nog niet ingekomen, doch kon spoedig te gemoet worden gezien. De lijsten hadden bij alle Archivarissen gecirculeerd. Daar evenwel meerderen eerst tijdens de circulatie waren ingezonden, hadden alle Archivarissen niet van deze kunnen kennis nemen. Spreker is echter bereid om, indien dit verlangd wordt, ze aan die heeren te doen toekomen, die ze nog niet hadden ingezien.

Thans wenscht Spreker tot de bespreking van den inhoud dier lijsten over te gaan. Het kwam hem voor, dat zij over het algemeen met veel zorg en nauwkeurigheid waren bewerkt. Voor de daaraan besteede moeite wenscht hij zijn bijzonderen dank te betuigen. Met de samenstelling van deze staten was eene nuttige arbeid verricht, daar nu een algemeen overzicht verkregen was van alle verzamelingen, die in onze Rijksarchiefdepôts te vinden zijn.

Bij eene onderlinge vergelijking valt het reeds dadelijk in het oog, dat niet alle lijsten op dezelfde wijze zijn ingericht. Dit was trouwens te verwachten geweest, want in de vorige bijeenkomst had men zich opzettelijk onthouden daarvoor regels voor te schrijven. Eene grondiger behandeling van deze aangelegenheid liet zich voorzien, als men een overzicht van het in de depôts aanwezige bekomen had. Daar dit nu het geval was, zou men thans kunnen beproeven zulke regels aan te nemen en daarmede de lijsten in overeenstemming te brengen. Hierover in eene vergadering in overleg te treden had echter bezwaren in, daar het dan moeilijk was tot een eindresultaat te komen. Het doelmatigst was zulke regels voor te stellen en die dan achtereenvolgens ter sprake te brengen. Met het oog hierop had Spreker de lijsten onderling vergeleken en zulke regels ontworpen, die hij in den vorm van stellingen had uitgedrukt om ze aan het oordeel van heeren Archivarissen te onderwerpen. Spreker meent dat men genoegzaam op de zaak is voorbereid, daar hij die stellingen met de noodige toelichting aan allen had toegezonden. Dit opstel, waarvan Spreker voorlezing doet, is van den volgenden inhoud:

Onder een archief verstaat men in het algemeen het geheel van de onder eene autoriteit berustende stukken, die door haar opgemaakt en ontvangen zijn. In den hierbedoelden zin worden als autoriteiten beschouwd de personen en colleges, die met of zonder de hulp van het hiertoe bestemde personeel handelingen plegen tot uitoefening van eene hun toekomende blijvende ambtelijke bevoegdheid. De stukken, opgemaakt en ontvangen door de commissies en ambtenaren, welke een deel van de werkzaamheden eener autoriteit verrichten, moeten dus worden opgevat als tot het archief van die autoriteit te behooren.

De autoriteiten zijn de organen van eene gemeenschap. Ook eene stichting heeft hare organen, welke met zulke autoriteiten gelijk te stellen zijn. De voornaamste gemeenschappen en stichtingen, die hier in aanmerking komen, zijn:

De zeven souvereine provinciën en het landschap Drenthe tot 1798.

De Generaliteit tot 1798.

De Nederlandsche Staat sedert 1798.

De departementen en provinciën sedert 1798.

De heerlijkheden.

De ambachten en steden of burgerlijke gemeenten.

De waterschappen.

De marken.

De kapittels, abdijen, conventen en andere geestelijke corporaties.

De pastoriën, vicariën en andere geestelijke stichtingen.
De kerkgenootschappen en kerkelijke gemeenten

De gasthuizen, weeshuizen en andere liefdadige stichtingen.

De archieven van de autoriteiten, die dezelfde gemeenschap vertegenwoordigen, behooren bij elkander, zoodat zij als de archieven van die gemeenschap te beschouwen zijn.

Na deze algemeene beschouwingen zullen wij onze aandacht op de archiefdepôts in de provinciën vestigen. Raadzaam is het hierbij vooral op die provinciën te letten, welke tijdens de Republiek der Vereenigde Nederlanden ook afzonderlijke gewesten vormden.

Deze depôts bevatten twee hoofdbestanddeelen :

1o. de archieven van administratieven aard tot 1813, die na dat jaar gekomen zijn onder het beheer van de Staten en Gedeputeerde Staten;

2. de rechterlijke archieven tot 1811, die na 1879 overgenomen zijn.

Die archieven zijn voor het meerendeel die van autoriteiten, welke dezelfde gemeenschappen vertegenwoordigden. Dienovereenkomstig moeten de archieven van de administratieve en rechterlijke autoriteiten, die de organen van dezelfde gemeenschap waren, bij elkander worden gevoegd en is ieder depôt als eene vereeniging van de archieven van zoodanige gemeenschappen op te vatten.

De gemeenschappen zijn die, welke zich over het gebied der provincie of een gedeelte daarvan uitstrekten. Daar de provinciale grenzen niet altijd dezelfde gebleven zijn, is het noodig aan te geven, wat men met dat provinciaal gebied bedoelt. Het komt mij voor, dat men daaronder de provincie in haren tegenwoordigen omvang heeft te verstaan. Immers om de depôts goed samen te stellen behoort men van één bepaald denkbeeld uit te gaan, dat als grondslag voor de geheele inrichting wordt aangenomen. Men moet zich dus regelen òf naar den vroegeren of naar den tegenwoordigen omvang der provincie, want anders wisselt het begrip, dat als leiddraad gelden moet, af. Daar nu de depôts bestemd zijn om ook later de nieuwe archieven in zich op te nemen, zoo zullen in ieder geval de archieven van de thans in de provincie bestaande gemeenschappen daarin eene plaats vinden, dus ook die van de gemeenschappen, welke zich over het ingelijfde gebied uitstrekken Dit noopt ons om als regel aan te nemen, dat in het depôt ook de archieven van die gemeenschappen moeten worden bewaard, die zich uitstrekten over een gebied, dat thans tot de provincie behoort.

De meeste archieven kunnen tot twee groote gemeenschappen worden gebracht: 1. de provincie tot 1798 en 20. het departement of de provincie sedert 1798. Daar de nieuwe orde van zaken in de provinciale administratie en de rechtspraak eigenlijk eerst onder of na de Fransche Overheersching is ontstaan, is het wenschelijk die archieven tot 1813 bijeen te voegen.

Op de archieven der provincie moeten volgen die van de overige gemeenschappen. Vooral met het oog op de toekomst is het van gewicht de volgorde te bepalen, waarin die collecties moeten worden geplaatst. Nu zijn er nog weinige gemeenschappen in onze depôts vertegenwoordigd, maar het is te voorzien, dat tot die bewaarplaatsen langzamerhand de meeste plaatselijke archieven zullen overgaan, bepaaldelijk die van burgerlijke gemeenten en waterschappen, wellicht ook de kerkelijke. Nagenoeg zeker is het dat de nieuwe archieven zullen worden opgenomen. Waar de archieven van zoo vele gemeenschappen vereenigd zullen worden, is het zaak daarvoor eene goede rangschikking aan te nemen. Deze mag niet willekeurig zijn en moet door den aard dier collecties worden aangegeven.

Daar de gemeenschappen tot onze Staatsinrichting behooren, zou men het wenschelijk kunnen achten ze naar de staatkundige indeeling van het gewest te rangschikken, dus de zoodanige, die binnen hetzelfde district van het provinciaal gebied gevestigd waren, bijeen te voegen. Dit zou niet veel bezwaar opleveren, indien men alleen met oude archieven te doen had, want dan had men alleen op de vroegere staatkundige indeeling te letten. Deze was op de rechterlijke inrichting gegrond, waarbij de steden van het platteland werden onderscheiden en het laatste weder in grootere en kleinere rechterlijke districten was verdeeld. Doch ook de nieuwe archieven zullen worden overgenomen en deze behooren tot den tegenwoordigen tijd, waarvoor eene andere indeeling geldt, namelijk de verdeeling van de provincie in burgerlijke gemeenten. Wil men dus de gemeenschappen naar de staatkundige indeeling rangschikken, dan dient men ze alvorens tot twee verschillende tijdperken te brengen. Dit is echter onuitvoerbaar. Wel kunnen de voor 1798 opgeheven gemeenschappen in het oudere tijdperk en de later ingestelde in het nieuwere tijdperk worden geplaatst, maar dit is niet mogelijk bij de gemeenschappen, die voor en na 1798 hebben bestaan, zooals de gemeenten en waterschappen, daar haar levensduur zich niet tot een van die twee periodes beperkt heeft.

Bovendien past de staatkundige indeeling niet voor zekere soorten van gemeenschappen bijv. waterschappen, marken, kerkelijke gemeenten, daar deze hare eigen indeeling hebben.

Eindelijk zou dit stelsel ons noodzaken archieven van gemeenschappen, die vroeger gevestigd waren op een gebied dat later bij eene provincie is ingelijfd, te plaatsen in het depôt van die provincie, waartoe dat gebied vroeger heeft behoord, hetgeen, zooals aangetoond is, voor eene goede archiefregeling niet bevorderlijk zou zijn.

Uit dat alles blijkt, dat de staatkundige indeeling voor de rangschikking niet in aanmerking moet komen, omdat zij bij verloop van tijd veranderd is, niet voor alle gemeenschappen past en eene behoorlijke samenstelling van de depôts in den weg staat.

Er moet dus naar een ander stelsel worden gezocht. Naar het mij voorkomt is dit gemakkelijk te vinden, indien men in het oog houdt, dat de autoriteiten van dezelfde gemeenschap bij elkander behooren en hare archieven te zamen die van de gemeenschap vormen. Beziet men uit dat oogpunt onze depôts, dan blijken zij uit de archieven van de in de provincie gevestigde gemeenschappen te zijn samengesteld. Tevens valt in het 00g, dat de meeste van die gemeenschappen tot verschillende Soorten kunnen worden gebracht. Het ligt dus voor de hand die gemeenschappen naar haren aard te onderscheiden en uit de gelijksoortige seriën te vormen, die in eene geregelde volgorde zouden kunnen worden geplaatst. Op de groote gemeenschap: de provincie, zouden dan kunnen volgen de op die wijze gerangschikte gemeenschappen, zooals de heerlijkheden, de geestelijke corporaties en stichtingen en later, wanneer ook de archieven daarvan verkregen mochten worden, de burgerlijke gemeenten, waterschappen enz. Bij zulk eene rangschikking zouden de depôts op dezelfde wijze ingedeeld zijn

men

een duidelijk overzicht van hunne hoofdbestanddeelen verkrijgen.

Een onderwerp dient nu nog behandeld te worden. De rechterlijke archieven zijn de archieven van de rechterlijke autoriteiten, die tot 1811 hebben bestaan, en maken deel uit van de archieven der gemeenschappen, welke door die autoriteiten vertegenwoordigd werden. Zij behooren dus bij die verzamelingen gevoegd te worden. Dit is mogelijk bij de archieven van die rechterlijke autoriteiten, welke voor de provincie optraden, Zooals de provinciale hoven. de hooge vierscharen en andere colleges, die hunne bevoegdheid aan de provincie ontleenden, doch onuitvoerbaar bij de archieven van de plaatselijke rechterlijke instellingen, daar die autoriteiten de organen waren van de ambachten en steden en hare bescheiden dus in de gemeentearchieven te huis behooren, welke zich niet in de Rijksdepôts bevinden. Daar nu de plaatselijke rechterlijke archieven met geene