livre des recettes (modèle no 9), à l'article qu'elle concerne en déduction de la somme à recevoir.

Quant aux dépenses, l'inscription n'est pas plus difficile; les mandats (modèle no 3) doivent indiquer sur quels exercice et article budgétaire la dépense est imputable; si ces indications font défaut, le receveur s'abstient de payer.

Après l'inscription de la dépense au journal-caisse, le receveur la reproduira, d'après les énonciations de l'ordonnance de payement, au grand-livre des dépenses (modèle no 10), à l'article budgétaire sur lequel elle est imputée en déduction de la somme disponible.

Lorsqu'il dressera le compte, le receveur pourra se borner à faire une copie des postes de ses grands-livres.

Le travail relatif à la reddition des comptes se trouvera ainsi considérablement réduit et simplifié.

Les totaux des recettes et des dépenses du compte devront correspondre exactement avec le montant des opérations de l'exercice totalisées au journal-caisse et avec les opérations de l'exercice totalisées, classées aux grands-livres; ils devront, de plus, en ce qui concerne les dépenses, s'accorder avec le résultat des opérations du registre d'imputation tenu par le secrétaire; ces divers éléments de contrôle permettront de prévenir les erreurs et de constater les abus, s'il en a été commis.

De même en cas de remplacement d'un receveur, la tenue des livres, fidèlement suivie et périodiquement contrôlée, permettra au receveur sortant ou à ses héritiers de dresser et de déposer à très bref délai le compte de fin de gestion qui, comme les comptes d'exercices, ne constituera plus qu'une copie des postes des grands-livres, relatifs aux exercices non clos. La vérification du compte de fin de gestion par le nouveau receveur sera également aisée; ce comptable pourra, en les séparant assez visiblement de celles faites par son prédécesseur, compléter aux grands-livres les opérations de chaque exercice, par l'inscription des recettes et des dépenses qu'il aura effectuées lui-même sur les exercices budgétaires entamés; les omissions, s'il en cxiste, lui seront ainsi nécessairement révélées à la clôture de l'exercice; de là, un nouvel et précieux élément de contrôle et de sécurité.

Les explications qui précèdent se rapportent exclusivement aux opérations de caisse; les receveurs ont, en outre, à justifier dans des tableaux spéciaux, à l'appui de chaque compte, de l'avoir de l'établissement et des mesures prises pour la conservation des titres de rentes par le renouvellement des actes, inscriptions hypothécaires, etc.; de plus, ils sont chargés de prévenir les administrateurs de l'expiration des baux, etc.

Pour être à même de remplir ces obligations, il est indispensable que le receveur tienne un sommier et un registre destiné à l'annotation des dates et divers titres et inscriptions.

Le sommier (modèle no 11) est déjà actuellement en usage dans la généralité des administrations charitables; mais il est imparfaitement tenu et le nouveau modèle est dressé de manière à faciliter les écritures; les aliénations ou acquisitions de biens, les remboursements de rentes sur particuliers, etc., devront être soigneusement annotées au sommier.

A la première page du sommier celle qui précède les formules imprimées — l'on peut inscrire les fonds publics, les numéros du titre et de la série, le montant de la rente; les numéros, séries, rentes et sommes déposées à la Caisse d'épargne, le numéro du livret, provenance des fonds, etc.

Les aliénations et acquisitions de fonds publics, les dépôts et retraits de fonds à la Caisse d'épargne, enfin toutes les opérations qui sont de nature à augmenter ou diminuer le capital représenté devront être annotées de manière qu'à la simple inspection du registre, on puisse se rendre compte de l'importance du dit capital.

Si le receveur tient dans le même registre soigneusement note des renouvellements des titres et des inscriptions hypothécaires, il possédera un ensemble de renseignements précieux pour l'administration.

Pour que le relevé des créances du chef d'avances de secours aux indigents étrangers (1) et du chef de restitutions incombant au fonds commun et à des particuliers puisse être correctement établi, il faut que les avances soient annotées en détail; sans annotations détaillées il n'est même pas possible de dresser les états périodiques des frais avancés.

Jusqu'à présent, ces renseignements ont été inscrits sur des feuilles détachées; il en résulte assez fréquemment que, lorsqu'il leur est demandé un double d'un état d'avances de secours, les administrations intéressées sont embarrassées et se trouvent parfois même dans l'impossibilité de fournir ce double.

Il est donc préférable à tous égards que les avances soient méthodiquement inscrites dans un registre, disposé de telle manière que l'on y trouve toujours établi, par doit et avoir, un compte ouvert à chaque commune débitrice, au fonds commun et, le cas échéant, aux particuliers (modèle no 12).

Les secours accordés aux indigents étrangers (1) sont prévus aux budgets sous une section spéciale des dépenses; le payement soit de factures du chef de fournitures faites aux dits indigents, soit de secours directs en argent, soit enfin de frais d'entretien est toujours et exclusivement imputé, selon la nature, sur l'un ou l'autre article de la dite section; le montant total des sommes imputées sur cette section doit exacte. ment correspondre avec le montant total des sommes réparties au débit des diverses communes étrangères du chef des avances de l'exercice.

Exemple: le receveur doit payer un mandat de 10 francs pour fourniture de pains à quatre indigents dont le premier, qui a son domicile de secours à Anvers, a reçu pour 2 francs; le deuxième, qui a son domicile de secours à Gand, pour 3 francs; le troisième, qui a son domicile de secours à Mons, pour 1 franc et le quatrième, qui a son domicile de secours à Liége, pour 4 francs.

Il sera imputé et payé sur la section précitée des dépenses budgétaires une somme de 10 francs qui sera répartie, dans le registre des avances de secours, savoir:

Il en résulte qu'à la clôture de chaque exercice, le montant des avances faites sur cet exercice aux indigents étrangers (1), avances imputées sur la section budgétaire y relative et qui devra ultérieurement être transcrite sous la même section du compte, doit correspondre exactement au montant des sommes réparties dans le registre des avances, au débet des communes étrangères.

Les budgets et les comptes comprennent, d'autre part, aux recettes, sous un seul article divisé en deux littera, les sommes reçues en acquit de la dette des communes étrangères, tant par ces communes que par le fonds commun.

Ces sommes sont inscrites par le receveur: 1o aux recettes du journal-caisse; 2o à l'avoir de la commune intéressée dans le registre des avances, et 3o au grandlivre des recettes.

Pour les recettes comme pour les dépenses, les chiffres totalisés du journal des avances doivent correspondre avec les sommes portées en compte.

(1) Voy. supra, les notes des nos 6, 78 et 79.

Un tableau indiquant les créances de l'administration du chef d'avances de secours doit être établi à la suite de chaque compte d'exercice; ce tableau est dressé d'après les renseignements du registre des avances; il indique, d'une part, les créances de l'administration du chef des exercices antérieurs et les avances sur l'exercice courant, d'autre part les sommes reçues en remboursement des mêmes créances jusqu'à la clôture de l'exercice.

La différence à récupérer sera reproduite au tableau du compte suivant.

Le total de la colonne de ce tableau, relative aux avances de l'exercice, devra correspondre au total de la section des dépenses du compte sous lequel ces avances sont renseignées; les payements renseignés au tableau se trouvent sous les deux articles spéciaux des recettes; le receveur étant responsable du recouvrement de la différence et l'irrécouvrabilité devant être motivée tant au registre des avances qu'au tableau qui fait suite au compte, les fraudes sont, en cette matière, devenues impossibles.

Les secours remboursables sur le fonds commun des indigents sont exclusivement et intégralement imputés sur un seul poste des dépenses budgétaires; les avances à récupérer sont prévues aux recettes sous un article spécial.

Il doit être ouvert au fonds commun des indigents un compte spécial dans le registre des avances de secours; lorsque le receveur aura à payer un mandat relatif à l'assistance d'indigents qui bénéficient du fonds commun, il aura soin de détailler la dépense dans le registre des avances au débet du fonds commun; périodiquement il fera, sur les états spéciaux à ce destinés, le relevé de ces dépenses; ces états seront soumis à la liquidation, par l'entremise du collège échevinal qui doit les viser; après l'encaissement des trois quarts, le receveur portera la recette au crédit du fonds commun en acquit de l'avance, dans le registre précité; les payements et encaissements devront, en outre, figurer au journal-caisse et aux grands-livres.

A la suite de chaque compte, dans le tableau destiné à cet objet, le receveur renseignera, d'une part, les sommes dont l'administration du fonds commun était redevable au début de l'exercice et celles qu'elle aura à rembourser du chef des secours alloués pendant l'exercice du compte; le montant de ces secours, repris au journal des avances, doit égaler la somme du poste y relatif des dépenses du compte; d'autre part, le receveur inscrira au même tableau les sommes reçues du fonds commun tant sur l'arriéré que du chef d'avances faites sur l'exercice du compte; le total des recettes, également reprises du journal des avances, doit correspondre au montant du poste y relatif des recettes du compte.

Les sommes qui restent à recevoir à la clôture du compte du chef de restitutions incombant au fonds commun sont reproduites au tableau du compte suivant comme créances arriérées.

— L'application de ces instructions démontrera que toutes les écritures prescrites ont leur incontestable utilité; elles ne comportent ni une annotation ni une formalité qui ne soit indispensable.

Le travail n'est d'ailleurs pas plus considérable que celui que devaient nécessairement fournir jusqu'ici les comptables soucieux d'accomplir tous les devoirs de leur charge et de fournir la preuve de la régularité de leur gestion.

La méthode prescrite est conçue de telle façon que tous les rouages s'enchaînent; les receveurs qui s'y conforment ne sauraient commettre ni erreurs ni omissions qui ne se révèlent à leurs yeux; les administrateurs peuvent, au moyen des pièces comptables, en dressant un simple relevé, contrôler l'administration financière à tous les points de vue.

La tenue des registres imposés aux secrétaires n'est pas non plus de nature à compliquer, en quoi que ce soit, la besogne de ces fonctionnaires.

Pour éviter de dépasser les crédits alloués aux dépenses, il a toujours fallu qu'il fût tenu note des mandats imputés sur chaque crédit et de la somme encore disponible;

ces annotations étaient indispensables, en outre, pour mettre les administrations à même de ne jamais engager les ressources futures; elles se feront à l'avenir dans un registre expressément réservé à cet effet: le registre d'imputations ou grand-livre des dépenses du secrétaire (modèle no 10 restreint).

-La plupart des administrations de bienfaisance ont, du chef du domicile de secours, à rembourser des frais d'entretien d'indigents dans d'autres localités ou des secours avancés à leur charge par des administrations hospitalières ou de bienfaisance.

Avant de mandater le payement des états de frais de l'espèce, ces états doivent être vérifiés au double point de vue du droit et des chiffres.

On doit ensuite tenir note du texte complet de l'état des frais, de la date à laquelle le remboursement en est ordonnancé et de l'article budgétaire sur lequel il est imputé. Ces annotations sont indispensables si l'on veut ne pas s'exposer à payer deux fois une même dette; elles comportent des éléments que l'on doit souvent, sous peine de graves préjudices, pouvoir produire pour soutenir les intérêts de l'administration dans les contestations relatives à l'interprétation ou à l'application des lois sur l'assistance publique.

Dorénavant les états de frais seront, à leur réception, transcrits dans le registre des remboursements (modèle no 13), au crédit de la commune ou de l'établissement intéressé ; au débit on portera les sommes mandatées et, le cas échéant, celles liquidées sur le fonds commun au profit de l'administration créancière ainsi que les sommes qui seront indûment réclamées avec l'indication des raisons qui motivent le refus de remboursement.

Le relevé des dettes, qui doit être annuellement annexé au budget, sera dressé d'après les renseignements que l'on puisera au dit registre.

PROVINCE DE

Modèle n° 1.

ARRONDISSEMENT DE

COMMUNE DE

Le bureau de bienfaisance,

La commission des hospices,

Vu la loi du 16 mars 1865, qui institue une Caisse générale d'épargne et de retraite sous la garantie de l'État;

Vu l'article 4 de l'arrêté royal du 22 mai 1865, ainsi conçu :

44

La Caisse d'épargne reçoit les excédents disponibles de recettes des provinces, des communes, des hospices, des bureaux de bienfaisance, des fabriques d'église et de tous les établisscments publics en général.

L'autorité compétente détermine à concurrence de quelle somme les retraits peuvent être opérés sur la simple quittance des receveurs ou trésoriers, et ceux qui ne peuvent l'être qu'en vertu d'une autorisation spéciale.

Lorsque le remboursement de ces dépôts est affranchi des délais stipulés à l'article 22 de la loi du 16 mars 1865, le taux de l'intérêt à bonifier est réduit provisoirement à la moitié de celui qui est fixé pour les dépôts ordinaires. "

Arrête :

ART. 1er. Le receveur versera à la Caisse d'épargne instituée par la loi du 16 mars 1865 tous les fonds dont il n'a pas immédiatement besoin.

Les versements auront lieu sur compte courant.

ART. 2. Le receveur est autorisé à retirer contre quittance,

sans autre formalité, au fur et à mesure des besoins, les sommes déposées, jusqu'à concurrence de

francs.

Les sommes supérieures à

francs ne pourront être retirées que sur quit

tance ou mandat visé par l'administration.

ART. 3. Une expédition de la présente délibération sera transmise à l'administration de la Caisse d'épargne et une autre à la députation permanente.

Vu par le bureau de bienfaisance (ou) la commission des hospices pour être annexé au compte du receveur.

N. B. En ce qui concerne les liquidations sur le fonds commun, on indiquera dans la 9e colonne de quelle province elles émanent.

(1) Voy. supra, les notes des nos 28 et 55, p. 438 et 444.

Le président,