Instruction pratique pour la vérification des caisses et des écritures des receveurs.

110. Poursuites en cas d'omissions dans les recettes.

111. Pénalités pour détournements, suppressions d'actes, altérations d'écritures ou concussions.

112. Mesures à prendre en cas de vacance d'une place de receveur.

113. Formalités à remplir, le cas échéant, par le receveur provisoire.

114. Remise des titres, pièces et espèces. Quittance.

115. Formalités à remplir pour obtenir la délivrance du compte de fin de gestion. 116. Approbation du compte de fin de gestion.

117. Forme et acceptation du même compte.

118. Mesures à prendre en cas de déficit.

119. Exécution de l'arrêté portant fixation du débet.

120. Décès du receveur. Apposition des scellés.

Notice explicative de la tenue des livres et de leur utilité.

MODÈLES.

MODÈLE no 1.

no 2.

no 3.

no 4.

État des cotes irrécouvrables.

Délibérations relatives au dépôt provisoire de fonds à la Caisse générale d'épargne.
État relatif aux remboursements de secours.

Mandat de payement.

Conférences organisées afin d'initier les receveurs et les secrétaires des bureaux de bienfaisance et des hospices à la méthode de comptabilité prescrite par les instructions.

CHAPITRE PREMIER.

BUDGETS ET COMPTES.

APPROBATION.

1. Les budgets et les comptes des administrations des hospices et des bureaux de bienfaisance doivent être soumis à l'approbation du conseil communal.

2. En cas de réclamation, il est statué sur ces objets par la députation permanente du conseil provincial.

Néanmoins, pour les communes placées sous les attributions des commissaires d'arrondissement, les budgets et les comptes sont, dans tous les cas, soumis à l'approbation de la députation permanente du conseil provincial (art. 79 de la loi communale).

3. Les réclamations dont il est question dans le premier paragraphe de l'article précédent doivent émaner soit du conseil communal, soit de l'administration intéressée, soit de son receveur ou des héritiers de celui-ci lorsque l'objet de la réclamation intéresse directement le comptable.

Les décisions de la députation sont sans appel.

4. Les budgets des bureaux de bienfaisance et des hospices des villes et communes non soumises au contrôle des commissaires d'arrondissement sont transmis, en triple expédition, à l'administration communale, au plus tard le 15 septembre, afin que les conseils communaux puissent les examiner avant le vote du budget communal, qui doit avoir lieu le premier lundi d'octobre (1).

Une des expéditions doit être adressée au gouverneur en même temps que le budget communal.

5. Les budgets de ces mêmes établissements des autres communes doivent être remis, en quadruple expédition, avant le 15 août, aux administrations communales chargées de les soumettre à l'approbation du conseil communal et de les envoyer ensuite, avant le 1er octobre, au commissaire de leur arrondissement.

6. Pour toutes les communes indistinctement, les budgets doivent être accompagnés d'un cahier d'observations, en simple expédition, destiné à fournir la justification, par article, des changements proposés aux allocations budgétaires par rapport au budget précédent; les budgets doivent être accompagnés, en outre, d'un relevé détaillé des dettes arriérées de l'établissement à la date de la formation du budget.

7. En cas d'inexécution des prescriptions ci-dessus rappelées, il est fait application

(1) La formule du vote du budget doit indiquer les noms des membres de l'administration charitable présents à la séance; la formule approbative du conseil indique les noms des conseillers présents.

des dispositions légales qui autorisent l'envoi, après avertissements préalables, de commissaires spéciaux aux frais personnels des administrateurs en défaut.

CHAPITRE III. BUDGETS.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

8. Les budgets doivent être dressés conformément au modèle prescrit par l'administration provinciale.

9. Aucune dépense ne peut être faite qu'en vertu d'une allocation budgétaire ou d'un crédit spécial approuvé, selon les cas de compétence, soit par le conseil communal, soit par la députation permanente.

10. Toute dépense excédant la limite des allocations budgétaires ou des crédits spéciaux engage la responsabilité personnelle de ceux qui l'autorisent (1).

11. Les délibérations ayant pour objet des augmentations et des transferts de crédits doivent être motivées; elles indiquent, le cas échéant, les ressources ou les crédits disponibles destinés à couvrir les augmentations votées.

12. Après approbation définitive des budgets, il en est délivré, par l'établissement charitable, une expédition au receveur, avec une copie du cahier d'explications (2).

CHAPITRE IV. — BUDGETS. DIVISION DES SERVICES.

13. Les budgets sont divisés en deux chapitres, complètement distincts, comprenant l'un le service extraordinaire, l'autre le service ordinaire.

Le premier de ces services comprend exclusivement les opérations relatives aux capitaux constituant la dotation; le service ordinaire comprend les revenus et autres recettes annuelles et leur emploi.

La balance du budget doit être en équilibre tant pour le service ordinaire que pour le service extraordinaire.

14. Il ne peut, en aucun cas, être fait usage de fonds capitaux pour pourvoir aux dépenses ordinaires.

Ces capitaux doivent être rendus productifs d'intérêts.

Si les recettes ordinaires sont insuffisantes, la commune est tenue d'y suppléer (loi du 11 frimaire an vII, combinée avec les articles 79, 92 et 131 de la loi communale) (3).

15. Si les prévisions du budget ordinaire des recettes sont dépassées ou si les allocations pour dépenses ordinaires ne sont pas intégralement employées, l'excédent doit être versé à la Caisse générale d'épargne et de retraite, soit en compte courant, comme encaisse disponible, soit sur livret réservé, comme fonds de réserve; dans ce dernier cas, le versement est porté en dépense (4).

(1) Avant de faire une commande ou de délivrer une délégation ou un bon qui engage les ressources de l'administration, on doit toujours s'assurer si les crédits du budget y suffisent.

Les administrations veillent à ce que les dépenses ne soient mandatées que dans les limites budgétaires.

(2) Les libellés des budgets ne sont pas toujours assez explicites; il est des renseignements dont le receveur doit avoir connaissance et qu'il ne peut puiser que dans le cahier joint au budget. Le travail qu'occasionne la délivrance de cette copie n'est d'ailleurs pas excessif.

(3) L'obligation pour la commune de pourvoir à l'insuffisance des ressources des établissements de bienfaisance résulte, en outre, de l'article 32 de la loi sur l'assistance publique et de l'article 22 de la loi sur la répression du vagabondage et de la mendicité.

(4) Les fonds déposés sur livret ne produisent l'intérêt de 3 p. c. que jusqu'à concurrence d'un capital de 2,000 francs; le surplus ne produit que 2 p. c.; il est, le cas échéant, de bonne gestion de faire

CHAPITRE V. BUDGETS.

SERVICE EXTRAORDINAIRE.

16. Les recettes extraordinaires à prévoir aux budgets comprennent notamment : a. La fraction disponible sur les recettes du compte de l'exercice pénultième, fraction qui constitue l'excédent de ce compte;

b. Le montant des legs et donations;

c. Les capitaux remboursés et le produit des fonds publics aliénés (1);

d. Le produit des ventes d'immeubles, de droits immobiliers et de bois (coupe extraordinaire);

e. Les additionnels sur ces produits, additionnels dont l'excédent, après déduction des frais, doit être capitalisé;

f. Les capitaux que l'établissement pourrait être autorisé à emprunter pour un travail extraordinaire aux propriétés ou pour le remboursement d'une dette constituée; g. Les subsides qui seraient alloués pour la construction ou la reconstruction de bâtiments hospitaliers.

Les recettes dont il est question aux litt. b à fne peuvent être réalisées qu'après avoir été dûment autorisées.

17. Les legs et donations doivent, à moins de stipulation contraire du donateur, être capitalisés quelque minimes qu'ils soient (2).

18. L'acceptation des dons et legs doit être autorisée par la députation permanente lorsque leur valeur n'excède pas 5,000 francs; si la valeur excède cette limite, il faut une autorisation royale (art. 76 de la loi communale).

Les libéralités faites par actes entre-vifs doivent toujours être acceptées sous la réserve de l'approbation de l'autorité supérieure (3).

convertir ce surplus en une inscription nominative de rente sur l'État; l'administration de la Caisse d'épargne se charge de poursuivre cette conversion moyennant 1/1000e pour frais de courtage, sans plus.

(1) Les rentes sont remboursées au capital nominal, si ce capital est connu; si le capital n'est pas connu, on le fixe conformément aux prescriptions de la loi des 18-29 décembre 1790, savoir: Pour une rente en argent au denier 20 et pour une rente en nature au denier 23 du revenu annuel sans déduction.

Le capital des rentes en nature se calcule de la manière suivante :

Après avoir relevé le produit des quatorze dernières années, on écarte les deux annuités les plus élevées et les deux annuités les moins élevées; ensuite on multiplie la moyenne des dix années par 25. Le produit donne le capital.

S'il s'agit d'une rente créée avant la loi susmentionnée de 1790, elle est exempte de retenue de 5o, 10e, etc.; dans ce cas, on augmente le capital de 1/10e.

Les rentes créées postérieurement à cette loi sont exemptes de retenues et pour celles-ci il n'y a pas lieu à augmenter.

Le prorata de la rente annuelle doit être ajouté au capital.

Le titre II du décret des 18-29 décembre 1790, fixant le mode et le taux du rachat des rentes anciennes, n'est applicable qu'au rachat des rentes anciennes établies pour prix de vente d'immeubles, à l'exclusion de toutes autres rentes; au surplus, les difficultés qui peuvent surgir au sujet du taux de rachat des rentes sont exclusivement de la compétence des tribunaux (Dépêche du ministre de la justice du 30 juillet 1897, 1re direction générale, 3e section, litt. no 20033).

(2) Il appartient à l'autorité qui a compétence pour en autoriser l'acceptation de décider, en l'absence de stipulations expresses de la part du bienfaiteur, si le capital peut ou non être employé aux besoins ordinaires dans des circonstances spéciales (Avis du comité de législation du ministère de l'intérieur du 17 novembre 1883, Revue de l'administr., 1888, p. 398).

- Les notaires doivent aviser les administrations des donations faites en leur faveur (art. 2 de l'arrêté du 4 pluviôse an XII-25 janvier 1804).

(3) Les donations faites à l'occasion de concesssion de terrain pour sépulture ne sont pas considė

BIDDAER. Formulaire.

28

19. Le produit des coupes extraordinaires de bois appartient au service extraordinaire et le produit des coupes ordinaires au service ordinaire.

Le produit des ventes d'arbres constitue une ressource extraordinaire (art. 10 de l'arr. roy. du 10 mai 1815) (1).

20. Il ne peut être procédé à des ventes d'arbres par des établissements publics qu'en vertu d'une autorisation de la députation permanente (Décret du 1er juillet 1816).

Les demandes d'autorisation doivent être accompagnées d'un état indiquant les motifs qui justifient l'abatage des arbres, leur valeur approximative et le lieu où ils sont situés (Circulaire du 6 février 1884, Mémorial administratif, no 33, et 31 janvier 1885, Mémorial administratif, no 42).

Les frais et droits à payer aux officiers instrumentants sont couverts au moyen des additionnels payés par les adjudicataires et prévus aux recettes et aux dépenses extraordinaires.

21. Toute prévision de recette du chef d'une vente de biens, d'un remboursement de rente, d'une donation, d'un legs, d'une vente d'arbres ou d'un emprunt (2) doit être justifiée dans le cahier d'explications par l'indication de la date de l'approbation. Les demandes d'autorisation doivent toujours indiquer la destination réservée au produit.

22. Tout capital devenu disponible doit être immédiatement placé. Le bureau décide du mode de placement et en informe le receveur, qui est tenu de procéder à la conversion dans les trois jours sous peine d'être rendu personnellement responsable de la perte d'intérêt (3).

23. Les placements de fonds doivent être faits en titres nominatifs. Il est interdit aux bureaux de bienfaisance et hospices de posséder des titres au porteur (Arr. roy. du 22 novembre 1875, art. 70 (4)).

rées comme libéralités (art. 15 de la loi du 30 décembre 1887 et circulaire du 16 septembre 1887, Mémorial administratif, no 197).

Les donations pécuniaires faites sous la condition d'entretenir les donateurs dans les hospices doivent être autorisées par la députation si elles ne dépassent pas 500 francs et par le gouvernement si elles excèdent cette somme (Décret du 23 juin 1806. Voy. Memorial administratif, no 261 de 1889). L'accomplissement des formalités préalables à l'acceptation d'un legs ou d'un don doit être poursuivi avec célérité.

Les administrateurs par la faute desquels l'établissement intéressé aurait perdu le bénéfice d'une libéralité ou même seulement les fruits naturels ou civils du bien abandonné, encourraient la responsabilité ordinaire (art. 132 du code de proc. civ.).

(1) Il est de bonne gestion de capitaliser le produit des ventes d'arbres, mais l'aliénation peut en être autorisée lorsque des saisons rigoureuses ou tous autres événements extraordinaires amènent des souffrances exceptionnelles pour les pauvres assistés par la charité publique (Dépêche de M. le ministre de la justice du 28 novembre 1891, 4e direction générale, 2e section, litt. 3, 1o 26749).

(2) Les emprunts des bureaux de bienfaisance et des hospices sont autorisés par la députation permanente, quelle qu'en soit l'importance (Arr. roy. du 1er juillet 1816).

(3) D'après la jurisprudence administrative en vigueur, les établissements ne peuvent être autorisés qu'exceptionnellement à placer leurs fonds disponibles sur hypothèque.

(4) Extrait de l'arrêté royal du 22 novembre 1875:

Art. 5. Les obligations au porteur des dettes de l'État peuvent être converties en inscriptions nomi

natives.

A cet effet les obligations doivent être déposées, avec tous les coupons d'intérêt à échoir, dans l'une ou l'autre des agences du caissier de l'État (Banque Nationale).

Toutefois, lorsque le dépôt est effectué dans le mois qui précède l'échéance d'un semestre, le coupon de cette échéance doit être détaché.

Art. 6. Le déposant signe une déclaration, sur la remise de laquelle l'agent du caissier de l'État lui