de biens-fonds; 6o la relation de l'enregistrement. (L. 22 frimaire an vii, art. 50.)

Les actes susceptibles d'étre soumis à l'approbation de l'autorité supérieure doivent être portés au répertoire à leur date; on indique la date de l'approbation et celle du jour où elle est parvenue à la mairie, en marge de l'article ou dans une colonne spéciale. (Déc. min. fin. 27 frimaire an xu; Instr. 294), n° .)

D'après l'article 55 de la loi du 22 frimaire les répertoires des secrétaires des administrations devaient être cotés par le président de ces administrations; mais, depuis la loi du 27 ventose an ix, les répertoires des secrétaires généraux des préfectures et ceux des sous-préfets qui les tiennent euxmemes, doivent être côtés et parafés par le préfet (Déc. min. fin. 9 septembre 1805; Inst. 318). Ceux des maires sont cotés et parafés par les sous-préfets (Ibid.); en cas de délégation d'un employé, le cote et parafe est fait par le maire. (Déc. min. int. 12 février 1807; Inst. 325.)

Les notaires, huissiers, greffiers, et les secrétaires des administrations centrales et municipales, présenteront, tous les trois mois, leurs répertoires aux receveurs de l'enregistrement de leur résidence, qui les viseront et qui énonceront dans leur visa le nombre des actes inscrits. Cette présentation aura lieu chaque année, dans les dix premiers jours de chacun des mois de janvier, avril, juillet et octobre, à peine d'une amende de 10 francs pour chaque décade de retard. (L. 22 frimaire an vii, art. 31.) Cette amende est de 10 francs, quelle que soit la durée du retard. (L. 16 juin 1824, art. 10.) Communication. Indépendamment de la représentation ordonnée par l'article précédent, les notaires, huissiers, greffiers et secrétaires seront tenus de communiquer leurs répertoires à toute réquisition, aux préposés de l'enregistrement qui se présenteront chez eux pour les vérifier, à peine d'une amende de 50 francs (réduite à 10 fr.) en cas de refus. Le préposé, dans ce cas, requerra l'assistance du maire ou de l'adjoint de la commune du lieu, pour dresser, en sa présence, procès-verbal du refus qui lui aura été fait. (L. 22 frimaire an VII, art. 2.)

Les dépositaires des registres de l'état civil, ceux des rôles des contributions, et tous autres chargés des archives et dépôts des titres pubiics, sont tenus de les communiquer, sans déplacer, aux préposés de l'enregistrement, à toute réquisition, et de leur laisser prendre, sans frais, les renseignements, extraits et copies qui leur sont nécessaires pour les intérêts de l'Etat, à peine d'une amende de 0 francs (10 fr.) pour chaque refus constaté par procès-verbal du préposé qui, dans ce cas, doit se faire accompagner par le maire ou l'adjoint de la commune du lieu, et dresser procès-verbal du refus en sa présence.

Ces dispositions s'appliquent aussi aux notaires, huissiers, greffiers et secrétaires des administrations centrales et municipales, pour les actes dont ils sont dépositaires.

Les communications ci-dessus ne pourront être exigées les jours de repos, et les séances dans chaque autre jour ne pourront durer plus de quatre heures, de la part des préposés, dans les dépôts où ils feront leurs recherches. (L. 22 frimaire an vII, art. 54.)

Les seuls actes dont les préposés peuvent demander communication aux secrétariats des préfectures, sous-préfectures et mairies, sont ceux portant transmission de propriété, d'usufruit et de jouissance; les adjudications de toute nature, aux enchères, au rabais, ou sur soumissions, et les cautionnements

relatifs à ces actes. (L. 15 mai 1818, art. 82; Instr.

831.

Les receveurs des droits et revenus des communes et de tous autres établissements publics, les dépositaires des registres et minutes d'actes concernant l'administration des biens des hospices, fabriques des églises, chapitres, et de tous autres établissements publics, sont tenus de communiquer, sans déplacer, à toute réquisition, aux préposés de l'enregistrement, leurs registres et minutes d'actes, à l'effet, par lesdits préposés, de s'assurer de l'exécution des lois sur le timbre et l'enregistrement. (Décr. 4 messidor an xi; Instr. 293 et 39%.)

Notices des décès. Les maires et secrétaires des mairies doivent fournir, par trimestre, aux receveurs de l'enregistrement de leur canton, les relevés par eux certifiés des actes de décès. Ils sont délivrés sur papier non timbré, et remis dans les mois de janvier, avril, juillet et octobre à peine d'une amende de 50 francs pour chaque mois de retard. Ils en retirent récépissé, aussi sur papier non timbré (L. 22 frimaire an vii, art. 35, et 27 ventose an ix, art. 6). Cette amende est réduite à

10 francs, quelle que soit la durée du retard. (L. 16 juin 1824, art. 10.)

Les receveurs de l'enregistrement envoient dans les dix premiers jours de chaque trimestre à tous les maires de l'arrondissement de leur bureau les feuilles destinées au relevé des actes de décès et conformes au modèle donné. (Circ. 2045.)

Expéditions. Sont soumis au timbre, les extraits, copies ou expéditions des actes des notaires, greffiers, huissiers, gardes et employés, des avoués et défenseurs officieux, etc. Celles des autorités administratives qui se délivrent aux citoyens, et généralement tous extraits, copies et expéditions d'actes, soit publics, soit privés, devant ou pouvant faire titre ou être produits pour obligation, décharge, justification, demande ou défense. (L. 13 brumaire an VII, art. 12.)

Sont exempts du droit et de la formalité du timbre les extraits, copies et expéditions des actes arrétés, décisions et délibérations de l'administration publique, en général, qui se délivrent par une administration publique, ou un fonctionnaire public, à une autre administration publique, ou à un autre fonctionnaire public, avec mention de cette destination. (Ibid., art. 16)

Aucune expédition des actes, arrêtés et décisions des autorités administratives ne peut être délivrée aux parties que sur papier timbré, si ce n'est à des individus indigents et à la charge d'en faire mention dans l'expédition. (L. 15 mai 1818, art. 80; Instr. 434, 854 et 151.)

Hors ces cas, les secrétaires des préfectures, les sous-préfets et maires ne peuvent délivrer d'expéditions que sur papier timbré. (Déc. niin. fin. 12 février 1825; Instr. 1072.)

Il est interdit aux notaires, greffiers, arbitres, avoués ou défenseurs officieux, et à tous autres officiers ou fonctionnaires publics de se servir de papier timbré autre que celui débité par la régie; il n'y a d'exception que pour le parchemin qui peut être employé, après avoir été timbré à l'extraordinaire; mais les administrations publiques conservent la faculté de faire timbrer le papier qu'elles veulent employer, avant d'en faire usage. (L. 13 brumaire an vii, art. 12.)

Les notaires, greffiers, arbitres et secrétaires des administrations ne peuvent employer, pour les expéditions qu'ils délivrent des actes retenus en minutes et de ceux déposés ou annexés, de papier timbré d'un format inférieur à celui appelé moyen papier (et dont le prix est fixé à 1 fr. 23 c. par l'ar

ticle 65 de la loi du 28 avril 1816). Le prix de ce moyen papier est aussi celui du timbre du parchemin que l'on emploie pour expédition, sans égard à la dimension, si toutefois elle est au-dessous de celle du moyen papier (12 décimètres 50). Les huissiers et autres officiers publics ou ministériels ne peuvent non plus employer de papier timbré d'une dimension inférieure à celle du moyen papier pour les expéditions des procès-verbaux de ventes de mobilier. (L. 13 brumaire an vii, art. 19.)

L'article 78 de la loi du 15 mai 1818, assujettit au timbre et à l'engistrement sur la minute, les actes administratifs portant transmission de propriété d'usufruit ou de jouissance, les adjudications ou marchés de toute nature et les cautionnements relatifs à ces actes. Tous les actes, arrêtés et décisions des autorités administratives non dénommés dans cet article sont exempts du timbre sur la minate, et de l'enregistrement tant sur la minute que sur l'expédition; mais aucune expédition n'en peut être délivrée aux parties que sur papier timbrẻ. (Ibid., art. 80.)

Il résulte de là qu'il est des actes exempts du timbre sur la minute, dont il ne peut être délivré des extraits ou des expéditions que sur pupier timbré, ce qui doit s'entendre dans ce sens que ces expéditions doivent nécessairement étre écrites sur du papier timbré, et qu'elles ne peuvent étre visées pour timbre sans amende, après qu'elles auraient été rédigées sur papier libre (Circ. 1566), ni timbrées à Textraordinaire (Instr. 72, § 1er et 1072). C'est ce qui résulte des articles 12 et 19 de la loi du 15 brumaire an vi; les préposés de l'administration ne pourraient accorder le visa pour timbre, ou le timbre extraordinaire, sans amende, à des pièces en contravention, sans engager leur responsabilité. (Sol. 10 mai 1845)

Une circulaire du ministre des finances, du 12 février 1825, a invité les préfets à donner des ordres pour que les articles 12 et 19 précités fussent exactement observés. (Voy. cette Circ. dans l'Instr. 1072.)

Les secrétaires ont soin de se faire fournir par les parties, soit le papier timbré, soit le prix qu'il doit couter. (Circ. 1×66.)

Les papiers employés à des expéditions ne peuvent contenir, compensation faite d'une feuille à Tautre, savoir plus de vingt-cing lignes par page de moyen papier; plus de trente lignes par page de grand papier; et plus de trente-cinq lignes par page de grand registre, à peine d'une ainende de 25 fr. (3 fr.). (L. 13 brumaire an vii, art. 20 et 26.)

L'article 25 de la loi du 15 brumaire an vii défend de faire ou d'expédier deux actes à la suite l'un de l'autre sur la même feuille de papier timbré, sauf quelques exceptions; cependant les actes que l'on peut met're en minute à la suite les uns des autres peuvent également être expédiés sur la même feuille.

Les fonctionnaires de l'ordre administratif ne peuvent délivrer en brevet, copie ou expédition, aucun acte soumis à l'enregistrement sur la minute ou l'original, avant qu'il ait été enregistré, quand mėme le délai pour l'enregistrement ne serait pas expiré, à peine de 50 francs d'amende, outre le pavement des droits (réduite à 10 fr.). (L. 16 juin 1824, art. 10, 22 frimaire an vii, art. 41.)

Ils sont tenus de faire mention, sur les expéditions qu'ils délivrent des actes sujets à l'enregistrement, de la quittance des droits par la transcription littérale et entière de cette quittance; ils doivent faire pareille mention dans les minutes des actes faits en vertu d'actes sous seing privé ou passés en pays étrangers, à peine d'une amende de 10 fr. (réduite à 5 fr. (L. 22 frimaire an vii, art. 44.)

Il leur est défendu de rendre aucun arrêté en faveur des particuliers sur des actes non enregistrés, à peine d'étre personnellement responsables des droits. (L. 22 friinaire an vii, art. 47.)

Tout arrêté pris sur un acte enregistré doit en faire mention et énoncer le montant du droit payé, la date du payement et le nom du bureau où il a été acquitté. En cas d'omission, le receveur doit exiger le droit, si l'acte n'a pas été enregistré dans son bureau, sauf restitution dans le délai prescrit, s'il est ensuite justifié de l'enregistrement de l'acte sur lequel l'arrêté a été pris. (L. 22 frimaire an vII, art. 48.) (Voy. DOMAINE, GREFFE (DROITS de), HYPOTHÈQUES (DROITS D'), TIMBRE.) H. F.

ENREGISTREMENT GENERAL, transcription, sur des registres spéciaux conservés dans un bureau central, de l'analyse d'une lettre, d'un acte, d'une pièce quelconque adressée à une administration. Cette transcription se fait pour constater la réception de l'affaire, la date de son arrivée et de sa transmission au bureau qui doit la traiter, et pour fournir des renseignements sommaires aux personnes intéressées sur la direction qui lui a été donnée.

Il est reconnu, aujourd'hui, qu'il ne peut y avoir d'ordre et de garantie de bonne gestion dans une administration publique, si elle ne possède pas un service chargé de l'enregistrement général de toutes les affaires à l'arrivée, c'est-à-dire si toutes les lettres, dépêches, pièces, notes, etc., qui lui sont adressées ne sont pas enregistrées d'une manière régulière et centrale à mesure qu'elles lui parviennent.

Pour que ce but soit rempli avec fruit, il est absolument nécessaire qu'aucune lettre ou affaire administrative ne soit remise dans les bu eaux autrement que par la voie du bureau de l'enregistrement général; c'est, en même temps, une mesure d'ordre et une garantie de régularité pour l'instruction.

Dans une administration bien organisée, l'ouverture des dépéches doit se faire au bureau même de l'enregistrement, afin que le chef puisse juger par lui-même de la nature des lettres et des divers modes d'enregistrement qui doivent leur être appliqués. Nous nous servons de ces expressions à dessein car si rien ne doit arriver sans être enregistré, il ne faut pas, néanmoins, que tout soit enregistré de la même manière. Certaines affaires, d'une nature très-confidentielle, doivent être inscrites sur des registres particuliers et secrets, lenus avec soin et dans le cabinet même du chef de service. Il est nécessaire qu'on trouve toujours la trace d'une lettre adressée au ministre, au préfet, au chef de l'administration, car il faut être en mesure de toujours répondre aux réclamations, et d'indiquer la direction donnée à cette lettre; mais il est aussi important de ne pas livrer certaines affaires à la publicité officielle d'un enregistrement général.

Dans quelques administrations, il y a des bureaux qui, soit par scrupules exagérés de discrétion, soit par esprit de susceptibilité et d'isolement, montrent de l'aversion pour un enregistrement général, où toutes les affaires sont consignées; on ne doit avoir aucun égard pour ces répugnances étroites, mal fondées ou blamables. D'ailleurs, il arrive souvent que ces mêmes services, qui craignent les clartés de l'enregistrement, sont forcés d'avoir recours à ses souvenirs écrits pour retrouver la trace, l'origine ou la suite de quelques affaires qui, sans cette ressource, resteraient à jamais perdues.

Les administrations ne sauraient donc veiller trop soigneusement à ce que le plus grand ordre règne dans cette partie du travail. L'ouverture des

dépêches, faite avec soin et régularité, au moment même de leur arrivée, ainsi que I enregistrement immédiat de ces dépeches, sont des garanties infa llibles de bon ordre pour la direction et l'instruction des affaires. Une lettre retardée ou envoyée à un bureau qu'elle ne concerne pas, peut souvent compromettre les intérêts les plus importants et les plus graves pour des particuliers ou des établissements publics.

Occupons-nous, d'abord, de l'enregistrement dans les ministères et les grandes administrations centrales; nous présenterons, ensuite, des détails sur le mode d'enregistrement avec ses accessoires suivi ou a établir dans les préfectures et les administrations secondaires.

Prenons, pour exemple, les services du ministère de l'intérieur le mode qui leur est appliqué peut être adapté à toutes les administrations, soit en conservant l'enregistrement par département, soit en adoptant toute autre division territoriale, suivant ses attributions et l'étendue de la juridiction de ses agents.

Les dépêches sont ouvertes par le chef du service, qui, à mesure qu'il prend connaissance de leur teneur, les classe. par divisions, dans un casier établi pour cet objet; elles reçoivent un timbre qui indique le jour de leur arrivée et qui est semblable au modele no 1.

Ces dépêches, ainsi timbrées, sont remises à chacun des employés chargés du travail de l'enregis

trement.

Des registres sont établis en nombre égal aux principales divisions administratives; un registre particulier est destiné aux affaires confidentielles et particulières; un autre sert aux renvois faits à d'autres administrations des lettres mal adressées et dont l'objet rentre dans leurs attributions. (On pourrait, au besoin, ainsi qu'on l'a fait en d'autres temps, réunir, dans un même registre, deux ou trois divisions.) Ces registres sont divisés par départements, ayant chacun un onglet qui indique leur dénomination par ordre alphabétique; en outre, il y a d'autres onglets pour le nominal, un pour chaque lettre de l'alphabet. Tous les départements ont un nombre de pages proportionné à la moyenne de la quantité d'affaires qu'ils adressent dans le courant du semestre; car, pour éviter d'avoir de trop gros registres, on en change tous les six mois; l'enregistrement se fait sur des feuilles semblables à celle n .

Au commencement de l'année, le commis d'ordre du bureau établit un cahier destiné à marquer les séries de numéros d'ordre généraux prises pour l'enregistrement. Ces séries portent du no 1 jusqu'à

et servent pendant toute l'année, bien qu'on change de registre; chaque employé prend une série de deux à quatre cents numéros à la fois; quand il a épuisé cette première série, il s'entend avec le commis d'ordre pour en prendre une autre à la suite. Les numéros d'ordre de l'enregistrement se placent sous le timbre qu'on vient d'indiquer, en même temps que l'indication de la division et du bureau où l'affaire est renvoyée.

Le travail de l'enregistrement se fait d'après le système suivant on enregistre au département toutes les dépêches qui concernent, d'une manière quelconque, ce département ou les communes qui le composent; ce mode a pour effet de rendre les recherches extrêmement faciles et certaines en même temps. Quant aux onglets du nominal, leur usage est exclusivement réservé à l'enregistrement des demandes individuelles qui n'intéressent que les individus personnellement et sans rapport avec le département ou les communes.

Quelques exemples pour les deux cas feront comprendre facilement le principe d'après lequel on opère. Quand un préfet adresse une dépêche au nom d'une commune qui demande à contracter un emprunt, pour une église, etc., il est bien entendu que l'enregistrement doit se faire au département. Lorsqu'un particulier écrit pour demander l'établissement, dans une commune, soit d'un chemin vicinal, soit d'un bureau de bienfaisance ou de tout autre objet ayant un intérêt général et local à la fois, c'est encore au département qu'il convient d'enregistrer cette demande, en mettant, dans la colonne du correspondant, le nom de celui qui écrit, et, dans celle qui suit, le noin de la commune intéressée. Lorsqu'une dépèche concerne plusieurs communes ou départements, on enregistre simultanément aux départements intéressés et au nom de la personne qui écrit.

Pour le nominal, on procède ainsi un individu de Paris ou de toute autre ville, écrit pour demander un emploi, une admission gratuite dans un hospice, etc., c'est à la lettre nominale que la demande doit étre enregistrée, parce qu'en effet elle ne concerne en rien le département ou la commune de celui qui a fait la demande. Il en est encore de même lorsqu'un maire ou un autre fonctionnaire, un particulier écrit pour recommander un individu qui sollicite une mesure privée ne s'appliquant qu'à sa personne, par exemple, une pension aux QuinzeVingts, une copie de tableau. etc. C'est encore au nom de celui pour lequel on demande qu'on enregistre la lettre, en faisant, toutefois, mention, sous l'analyse de l'affaire, du nom de la personne qui a écrit. Lorsqu'un grand fonctionnaire, un ministre, par exemple, écrit pour un objet général, on enregistre, à la lettre nominale des fonctions: le ministre de la guerre propose d'établir, dans toutes les villes du royaume, des casernes pour loger les troupes de passage; c'est à la lettre G qu'il faut enregistrer.

D'après ces détails, il est très facile de comprendre la simplicité du mode d'enregistrement.

Chaque département ou onglet a une série de numéros pour le nombre d'affaires qu'il reçoit, qui change à chaque registre et ne dure que pour six mois. Les mois sont séparés par une ligne qu'on laisse en blanc, et sur laquelle on écrit le nom du mois. Après avoir indiqué sur le registre le numéro d'ordre général, mis celui de la série de l'onglet, la date de la dépêche ou de l'envoi au ministere, le nombre de pièces ou liasse, quand elles dépassent une vingtaine, le nom du correspondant, l'indication de sa demeure, quand c'est une demande personnelle, ou de la commune, quand elle est intéressée à l'objet de la dépéche, avec indication de la division et du bureau auxquels elle a été renvoyée, les pièces sont classées par bureau, avec une copie de l'enregistrement, sur les feuilles de transmission no 5, qui servent de bordereau aux affaires qu'on envoie dans les bureaux. Dans la première colonne de droite, on met le numéro d'ordre général, qui est le même que celui d'enregistrement; pour les autres, ce sont les mêmes indications que pour l'enregistrement sur le registre, sauf les deux dernières colonnes qui ne servent que pour l'ordre intérieur du travail.

Les pièces, accompagnées de la feuille de transmission, doivent être portées, tous les jours, de bonne heure, au chef des services qu'elles concernent, afin que les bureaux puissent avoir encore le temps de répondre, par la poste, dans la journée, en cas d'urgence.

Cet état de transmission est extrêmement utile En effet, il est essentiel de donner à chaque ser

vice spécial, avec les affaires qui lui sont renvoyées, un double de l'enregistrement, c'est-à-dire Le feuille contenant les numéros de cet enregistrement, l'analyse des affaires renvoyées et leur origine. Le chef du service voit ainsi, d'un coup d'œil, ce qu'il reçoit et ce qu'il a à faire. Cet état peut meme servir pour l'enregistrement spécial des divisions et des bureaux, après avoir été examiné par le chef du service.

Les affaires peuvent dormir oubliées dans les bureaux, par l'effet de la négligence des employés chargés de leur instruction. Ces retards déplorables, malheureusement trop fréquents, peuvent arriver à un état qui en rende les résultats irrépara bles; ils produisent les plus tristes effets sur les populations dont ils compromettent les intérêts; ils amassent des mécontentements contre les chefs de l'administration et contre l'administration ellememe. Pour faire cesser, autant que possible, cet abus, il serait convenable que le sucrétaire général, sinon le chef de l'administration, reçut, tous les jours, le relevé de I enregistrement, contenant l'analyse des affaires arrivées le même jour. Ce relevé devrait être fait dans la même forme que la transmission aux chefs de service; de cette maniere, aucune affaire ne parviendrait à aucune partie de Tadministration sans que le chef supérieur et responsable en fut prévenu. Ce serait une excellente mesure de controle; ce serait un moyen infaillible pour avoir l'œil ouvert sur les détails et pour ceniraliser la direction administrative et empêcher les abus. Un chef d'administration publique, ou, au moins, un secrétaire général, doivent être mis à même de savoir succinctement tout ce qu'on écrit, tout ce qu'on demande, tout ce qu'on propose à cette administration. Une demi-heure de lecture tous les jours suffit à cela.

Chaque service du ministère est tenu de remet tre, à des époques rapprochées, au bureau de l'enregistrement général, des feuilles semblables à celle n° 4, sur lesquelles il porte l'analyse des affaires qu'il expédie. Ces feuilles ont deux colonnes pour les numéros : l'une reçoit ceux que le bureau met sur la pière en l'enregistrant une seconde fois; l'autre est destinée à rappeler le numéro d'ordre général que la dépêche a reçu en passant par l'enregistrement général. Les autres colonnes servent à indiquer le département dans lequel se trouve l'affaire ou la personne intéressée. la désignation des personnes auxquelles on écrit, l'objet sommaire de l'affaire dont le bureau s'est occupé; et, enfin, la dernière sert à faire connaitre quel est le fonctionnaire qui a signé la réponse.

Le bureau de l'enregistrement général enregistre, d'après ces feuilles, toutes les affaires du ministère, sur des registres spéciaux et d'après le même système de classification que pour l'enregistrement à l'arrivée (Voy. la feuille n° 5, sur laquelle se trouveront, avec le numéro d'ordre général, les affaires enregistrées à l'arrivée, feuille n° 2). Après l'enregistrement, ces feuilles sont renvoyées aux bureaux qui les gardent et auxquels elles peuvent servir pour faire retrouver promptement la suite donnée aux affaires.

Cet enregistrement au départ, au moyen des fenilles, remplace l'enregistrement des dépêches elles mêmes qui a été reconnu impossible.

Le bureau de l'enregistrement peut fournir des renseignements précis dès le lendemain de l'arrivée des dépêches, sur la direction donnée aux affaires; service d'une utilité précieuse pour le puble souvent embarrassé et perdu dans une administration. Il peut, en outre, renseigner sur la suite d'une partie de ces affaires (Voy. les feuilles nos 4

et 5). Mais pour celles en instruction, il renvoie ordinairement aux bureaux compétents, au moyen du bulletin de renseignement no 6, qui présente l'indication précise donnée à l'affaire.

Ce système d'enregistrement général peut être appliqué, avec des modifications convenables, à toutes les administrations publiques.

Il offre un répertoire facile à consulter, auquel, pour être parfaitement complet, il ne manquerait que l'adjonction d'un répertoire général, par ordre alphabétique, contenant, dans cet ordre, l'indication succincte de toutes les affaires qui passent par le bureau de l'enregistrement. Mais, comme ce répertoire augmenterait le travail sans avantage réel, puisqu'on peut tout retrouver dans les registres ordinaires, en se donnant tout au plus la peine de consulter ceux des diverses attributions; nous pensons qu'on peut se dispenser de l'adopter. C'est une économie de travail.

On a vu, par ce qui précède, que des modifications devaient être faites au système de l'enregistrement, pour l'adapter à l'usage des préfectures, des sous-préfectures et des administrations secondaires.

Autant pour les préfectures et les autres administrations que pour les ministères et les grandes administrations centrales de Paris, l'enregistrement général des affaires reçues et expédiées par elles est un des moyens les plus efficaces pour établir et maintenir l'ordre dans leur travail; cette mention de la correspondance, faite jour par jour sur des registres spéciaux, a pour résultat, comme nous l'avons déjà dit, de constater l'arrivée des pièces, en donnant à cette arrivée une date certaine, de saisir immédiatement les services compétents des affaires qui les concernent, et d'empêcher qu'elles ne prennent une fausse direction, de présenter, d'une manière synoptique, les décisions intervenues sur les affaires, et, enfin, de mettre la partie du service qui est chargé de l'enregistrement général à même de répondre aux réclamations générales, de diriger les personnes qui ont des affaires à suivre, de leur donner des renseignements qui, fournis dans les bureaux, feraient perdre un temps précieux aux chefs et aux employés Ce travail spécial et sommaire est fort important pour les administrations inférieures.

La multiplicité et la gravité des affaires soumises aux préfectures et autres administrations locales rendent nécessaires pour elles cet enregistrement, à défaut duquel il peut, quelquefois, devenir impossible de retrouver la trace de quelques-unes de ces affaires. Sans le guide de l'enregistrement, celles-ci resteraient ainsi privées de solution, au détriment des intérêts publics et particuliers qu'elles concernent.

Il serait, en outre, utile, dans l'intérêt du service, que cet enregistrement se fit d'une manière uniforme dans toutes les préfectures, sous-préfectures, etc. Indépendamment de la simplicité du mode que nous indiquons, les administrations départementales gagneraient, à l'employer généralement, une plus grande facilité pour les recherches, et une régularité qui profiterait à l'expédition des affaires. Par ce moyen, il serait toujours possible de retrouver immédiatement celles qui sont communiquées d'une administration à une autre, et des indications précises seraient données pour le rappel des affaires en retard. Ce serait, d'ailleurs, un premier moyen pour ramener toutes les administrations départementales à cette uniformité qu'il serait si désirable de voir établir pour elles.

L'ut lité du service de l'enregistrement général l'a fait établir, nous le savons, dans un grand nom

bre de ces administrations; mais les modes et les formes d'enregistrement sont divers, et ainsi on n'obtient pas les avantages que présenterait un système uniforme.

Il serait à désirer que l'administration centrale, influencée par ces considérations et dans le but de généraliser cet utile service, recommandat cette uniformité.

Voici les détails du système d'enregistrement que nous pensons devoir leur convenir.

Un service central d'enregistrement général doit être établi dans chaque préfecture, etc., autant que possible, au secrétariat.

Toutes les lettres sont marquées, à leur arrivée, d'un timbre portant la désignation de la préfecture et la date de l'arrivée.

Elles sont ensuite classées par attribution et enregistrées d'après le système suivant:

On fait établir, pour l'enregistrement à l'arrivée et l'enregistrement au départ, deux séries de registres annuels en nombre égal à celui des divisions ou des bureaux principaux de la préfecture; ces registres sont divisés par ordre alphabétique indiqué par des onglets.

Les pièces composant la correspondance sont enregistrées, lorsqu'il s'agit d'une affaire intéressant une commune ou une personne, quelle que soit l'origine de la dépêche, à la lettre initiale de cette commune ou de cette personne; et, lorsqu'il s'agit d'objet général ou indéterminé, à l'initiale du correspondant pour l'arrivée, et du destinataire pour le départ.

Les registres consacrés à l'enregistrement des dépêches à leur arrivée sont formés de feuilles pareilles à celles dont nous avons présenté le modèle, sauf les modifications indispensables. Cet enregistrement consiste dans les énonciations sui

vantes :

1o Le numéro d'ordre général; 2o La date de la dépêche;

3o La date de l'arrivée ;

40 Le nombre de pièces jointes à la dépêche ; 50 Le nom du correspondant;

6o Le nom de la commune intéressée dans l'affaire dont traite la dépêche, ou celui de la résidence du correspondant, lorsqu'il s'agit d'une affaire personnelle;

7° L'objet ou analyse de l'affaire ; 80 La division ou le bureau de la préfecture qui est saisi de l'affaire.

On porte, sur la pièce enregistrée, au-dessous du timbre, le numéro d'ordre général et l'indication abrégée de la division et du bureau auxquels la pièce est envoyée par le service de l'enregistrement général.

La feuille, conforme au modèle déjà donné cidessus, doit former le registre destiné à l'enregistrement au départ; elle est disposée de manière à recevoir l'enregistrement des dépêches écrites par la préfecture, soit en réponse, soit par initiative. Ce dernier enregistrement présente ainsi en même temps la suite à donner aux affaires et tout ce qui part de l'administration.

L'enregistrement au départ se fait au moyen des feuilles de travail dressées dans chaque bureau et mentionnant toutes les affaires qui ont été traitées. Ces feuilles de travail sont remises, à époques régulières, au service de l'enregistrement général.

Enfin, le système de l'enregistrement est complété au moyen de feuilles que le service de l'enregistrement transmet chaque jour aux divisions ou bureaux avec les affaires dont il les saisit et dont ces feuilles donnent l'analyse sommaire. Les chefs de service, comme nous l'avons déjà dit, con

naissent ainsi immédiatement quelles sont les affaires arrivées dont ils ont à s'occuper, et ils peuvent, à l'aide d'une indication, désigner la suite qui leur a été donnée.

Les renseignements à donner aux personnes intéressées peuvent être fournis au moyen de bulletins spéciaux.

Il est bien entendu que l'enregistrement dont les détails viennent d'être exposés, ne s'applique qu'aux affaires purement administratives, et non aux dépêches d'une nature confidentielle ou particuliere qui doivent être enregistrées d'une manière spéciale, comme nous l'avons dit ci-dessus.

Il est impossible de ne pas reconnaitre l'importance de cette mesure d'ordre. Elle n'apporte aucun surcroit notable de travail aux bureaux des préfectures, et, d'ailleurs, son utilité compenserait, et au delà, cette augmentation bien faible de travail pour les employés. Il s'agit surtout, on ne saurait trop le redire, de régulariser et de rendre partout simple, clair et uniforme, ce mode d'enregistrement des affaires à l'arrivée et au départ.

Pour organiser entièrement une grande administration publique, il faudrait, à son secrétariat général, un bureau central qui aurait, dans ses attributions, la réception des dépêches, leur enregistrement à l'arrivée, et, en même temps, leur révision et leur enregistrement au départ. Ce serait le premier bureau du secrétariat général; tout ce qui serait adressé à l'administration entrerait exclusivement par ce bureau. Aucun service ne pourrait recevoir de communications administratives autrement que par cet intermédiaire. De cette manière, on serait certain que rien n'échapperait à la vigilante et salutaire formalité de l'enregistrement général, et qu'il ne pourrait plus y avoir de ces affaires perdues dont on ne peut retrouver la trace dans aucun bureau.

Avec un semblable système de centralisation, les renseignements deviennent, non-seulement faciles, mais infaillibles. Lorsque le bureau de l'enregistrement général ne reçoit pas tout, il y a toujours un doute après la recherche infructueuse d'une affaire, et ce doute est quelquefois justifié. Comment retrouver une lettre sans une indication exacte qui vous désigne le rayon qu'elle a suivi dans la vaste circonférence administrative? C'est impossible. Cet indicateur ne peut être que le bureau de l'enregistrement, où l'on est familiarisé avec les attributions diverses des bureaux, et où, sur l'énoncé d'une affaire, on peut, de prime-abord et d'une manière súre, connaitre le service qui s'en occupe. S'il en était autrement, il faudrait que les personnes intéressées allassent s'enquérir, de bureau en bureau, pour savoir si, par hasard, cette affaire ne lui serait point échue. Un bureau central d'enregistrement prévient ce grave inconvénient.

Aussi, je le déclare avec la conviction de l'expérience, toute administration qui n'a pas un bureau d'enregistrement général bien organisé et fonetionnant avec régularité, est une administration de peu d'ordre, où l'instruction de plus d'une affaire doit éprouver des délais désastreux, et où, dans plus d'un cas, des affaires doivent être mal dirigées, et quelquefois même s'égarer tout à fait.

En résumé, ouvrir régulièrement les dépêches à mesure qu'elles arrivent, les enregistrer avec soin, en placer quotidiennement le résumé sous les yeux du secrétaire général ou du chef responsable, c'est se procurer la première garantie de cet ordre et de cette régularité sans lesquels aucune administration ne peut fonctionner utilement; c'est servir, en même temps, les intérêts de cette administration et les intérêts généraux et particuliers qui